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從最廣泛的意義上講，項(xiàng)目經(jīng)理 （PM） 負(fù)責(zé)規(guī)劃、組織和指導(dǎo)組織特定項(xiàng)目的完成，同時(shí)確保這些項(xiàng)目按時(shí)、按預(yù)算并在范圍內(nèi)完成。通過(guò)監(jiān)督從開始到完成的復(fù)雜項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理有可能塑造組織的軌跡，幫助降低成本、最大限度地提高公司效率并增加收入。

項(xiàng)目經(jīng)理的確切職責(zé)將取決于他們的行業(yè)、組織和項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督的項(xiàng)目類型。但總的來(lái)說(shuō)，所有項(xiàng)目經(jīng)理在通常稱為“項(xiàng)目生命周期”的生命周期中分擔(dān)責(zé)任，該生命周期由五個(gè)階段（或過(guò)程）組成：

啟動(dòng)

規(guī)劃

執(zhí)行

監(jiān)測(cè)和控制

關(guān)閉

雖然將這些視為“步驟”可能很誘人，但事實(shí)并非如此。相反，這些是項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目的整個(gè)生命周期中不斷返回的過(guò)程。

 

下面，我們將仔細(xì)研究項(xiàng)目生命周期的每個(gè)階段，以及項(xiàng)目經(jīng)理在每個(gè)階段可能承擔(dān)的不同職責(zé)。

項(xiàng)目經(jīng)理的主要職責(zé) 1. 啟動(dòng)

項(xiàng)目經(jīng)理通過(guò)定義項(xiàng)目的主要目標(biāo)、目的和范圍來(lái)開始每個(gè)新項(xiàng)目。他們還確定關(guān)鍵的內(nèi)部和外部利益相關(guān)者，討論共同的期望，并獲得推進(jìn)項(xiàng)目所需的授權(quán)。

 

項(xiàng)目經(jīng)理在啟動(dòng)階段提出的重要問題包括：

為什么項(xiàng)目很重要？

我們要解決的具體問題是什么？

期望的結(jié)果是什么？

項(xiàng)目的成功標(biāo)準(zhǔn)是什么？

誰(shuí)是這個(gè)項(xiàng)目的利益相關(guān)者？誰(shuí)受到這個(gè)項(xiàng)目的影響，或者誰(shuí)影響了這個(gè)項(xiàng)目？

此項(xiàng)目中有哪些要求和約束？

我們做了什么假設(shè)？

該項(xiàng)目將如何獲得資金？

我們的范圍是什么？什么不在我們的范圍內(nèi)？

這個(gè)項(xiàng)目以前執(zhí)行過(guò)嗎？如果是這樣，結(jié)果如何？該項(xiàng)目應(yīng)考慮過(guò)去項(xiàng)目的哪些信息？

重要的是要認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目經(jīng)理不會(huì)自己做這件事。通常，在大部分工作順利進(jìn)行之前，不會(huì)分配項(xiàng)目經(jīng)理。然而，一旦項(xiàng)目經(jīng)理被指派，他或她就需要充分參與上述工作，最終應(yīng)該有一個(gè)項(xiàng)目被特許和正式分配。

2. 規(guī)劃

章程獲得批準(zhǔn)后，項(xiàng)目經(jīng)理將與主要利益相關(guān)者合作，制定一個(gè)綜合項(xiàng)目計(jì)劃，重點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)概述的目標(biāo)。在此過(guò)程中建立的計(jì)劃可幫助項(xiàng)目經(jīng)理監(jiān)督范圍、成本、時(shí)間表、風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量問題和溝通。正是在這個(gè)階段，項(xiàng)目經(jīng)理將概述關(guān)鍵的可交付成果和里程碑，并確定完成每個(gè)任務(wù)必須完成的任務(wù)。重要的是要注意，項(xiàng)目“規(guī)劃”實(shí)際上直到項(xiàng)目結(jié)束。項(xiàng)目計(jì)劃應(yīng)被視為在整個(gè)項(xiàng)目中不斷發(fā)展和變化的動(dòng)態(tài)文檔。

3. 執(zhí)行

在此階段，團(tuán)隊(duì)成員完成項(xiàng)目計(jì)劃中已確定的工作，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。項(xiàng)目經(jīng)理的角色是分配此工作并確保任務(wù)按計(jì)劃完成。項(xiàng)目經(jīng)理通常還將：

保護(hù)團(tuán)隊(duì)免受干擾

促進(jìn)問題解決

領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)完成項(xiàng)目變更

4. 監(jiān)測(cè)和控制

盡管被列為第四階段，但監(jiān)測(cè)和控制過(guò)程實(shí)際上從項(xiàng)目開始時(shí)開始，并在整個(gè)規(guī)劃、執(zhí)行和關(guān)閉過(guò)程中持續(xù)進(jìn)行。在監(jiān)測(cè)和控制階段，項(xiàng)目經(jīng)理的工作包括：

監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度

管理項(xiàng)目預(yù)算

確保達(dá)到關(guān)鍵里程碑

將實(shí)際性能與計(jì)劃/計(jì)劃性能進(jìn)行比較

當(dāng)然，事情很少完全按計(jì)劃進(jìn)行。因此，項(xiàng)目經(jīng)理必須足夠靈活，以便在項(xiàng)目計(jì)劃內(nèi)工作，但在必要時(shí)隨時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

5.竣工

在此階段，項(xiàng)目經(jīng)理努力確保完成實(shí)現(xiàn)最終結(jié)果所需的所有活動(dòng)。在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理將：

與客戶合作，正式簽署項(xiàng)目已完成

釋放項(xiàng)目不再需要的任何資源（預(yù)算或人員）

審查第三方供應(yīng)商或合作伙伴的工作，以完成合同并支付發(fā)票

存檔項(xiàng)目文件以供將來(lái)參考和使用

項(xiàng)目完成后，通常使用實(shí)施后審查來(lái)確定所吸取的關(guān)鍵經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。了解哪些方面做得好，哪些可以做得不同，哪些方面可以停止做，可以幫助告知和改進(jìn)項(xiàng)目管理實(shí)踐。

做項(xiàng)目經(jīng)理有壓力嗎？

如上所示，消耗項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)間的任務(wù)根據(jù)其項(xiàng)目所處的生命周期階段而有很大差異。但是，任何優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理都可以期望每天執(zhí)行許多常規(guī)任務(wù)。其中包括：

與團(tuán)隊(duì)成員溝通：項(xiàng)目管理就是溝通，無(wú)論是通過(guò)電子郵件、電話、日常簽到還是團(tuán)隊(duì)會(huì)議。項(xiàng)目經(jīng)理必須定期與其團(tuán)隊(duì)成員溝通，以確定各種項(xiàng)目的狀態(tài)和需要解決的潛在障礙。

與關(guān)鍵利益相關(guān)者溝通：與團(tuán)隊(duì)溝通同樣重要的是定期向關(guān)鍵利益相關(guān)者更新項(xiàng)目進(jìn)度，并確保項(xiàng)目仍然與不斷變化的公司計(jì)劃保持一致。這種通信可以采用多種形式，包括每周或每月報(bào)告、定期更新的儀表板或快速電子郵件、電話或會(huì)議。無(wú)論使用何種媒介，習(xí)慣于與數(shù)據(jù)進(jìn)行通信都是必不可少的技能。

問題識(shí)別和解決：在任何項(xiàng)目過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)范圍、預(yù)算、資源分配和其他雜項(xiàng)問題。項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)是確保這些問題得到有效解決，以保持項(xiàng)目正常進(jìn)行。

工程預(yù)算：對(duì)于小型項(xiàng)目，成本估算可能是每周甚至每月的任務(wù)。但是對(duì)于需要記住許多不同費(fèi)用的大型項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理可能會(huì)花時(shí)間每天審查預(yù)算，以確保項(xiàng)目不超過(guò)資源分配。如果項(xiàng)目包括此類合作伙伴關(guān)系，這可能還包括審查、處理和批準(zhǔn)來(lái)自外部供應(yīng)商的發(fā)票。

時(shí)間管理和批準(zhǔn)：為了確保項(xiàng)目保持正軌，許多項(xiàng)目經(jīng)理轉(zhuǎn)向時(shí)間表或項(xiàng)目管理軟件，使他們能夠了解他們的團(tuán)隊(duì)如何花費(fèi)時(shí)間。除了確保項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行外，這還有助于項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)需要在項(xiàng)目之間轉(zhuǎn)移資源。

團(tuán)隊(duì)建設(shè)：一個(gè)好的項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)做的不僅僅是管理項(xiàng)目的步驟。他們還將管理他們的團(tuán)隊(duì)，以保持他們的生產(chǎn)力和快樂。其中一部分應(yīng)該包括旨在提高士氣的團(tuán)隊(duì)建設(shè)練習(xí)，特別是在項(xiàng)目充滿挑戰(zhàn)的幾周或階段之后。組織每周一次的午餐或歡樂時(shí)光就是這樣一個(gè)例子。